Intervju med Ritva Rosenbäck

Hallå där...

...Ritva Rosenbäck, är författare till boken Produktionsstyrning i sjukvården.

Produktionsstyrning, eller för den del produktion, är ord som i mångas öron skär sig med ord som vård och hälsa – det låter helt enkelt som ord från olika världar. Gör detta att det är svårare att nå fram med bokens tes, det vill säga att produktionsstyrning gör vården både effektivare och säkrare?

Det är svårt att föra fram budskapet och att få vårdpersonalen att förstå och acceptera att produktionsstyrning är en förutsättning för att få möjligheten att bedriva en god och kvalitativ vårdverksamhet som inkluderar patienten. Många inom vården för fram att nu, efter många år av ekonomisk styrning, måste vi ta ett initiativ till att öka kvaliteten i vården och se till att patientinflytandet blir större. Jag brukar fråga hur de ska göra det. Och framförallt hur de ska kunna öka kvalitet och patientinflytande de dagar det blir kaos. Alla vet att patientsäkerhet, kvalitet och patientinflytande sjunker betydligt vid kaos. Jag brukar därför försöka diskutera hur vi skall minska antalet dagar i kaos för att lättare koppla vårdens kvalitet med en professionell planering.

För att kunna öka kvalitet och patientinflytande inom vården måste också samarbetet mellan olika vårdgivare bli bättre, man behöver vara överens både hur man gör och hur mycket man har att göra. Utgår man från att samarbetet kräver en struktur och tydlighet som utgångspunkt kan det också underlätta diskussionen.

Men för många både inom vården och i samhället i stort så skär sig dessa ord med varandra. I Hans-Inge Perssons bok ”Den inhumana vården” utgiven av C-publishing står det ”Omvårdnaden kallas vårdproduktion, vilket säger det mesta. Man vill närma sig näringslivets terminologi om effektivitet i ivern att visa sin effektiva styrning av verksamheten” Eftersom Hans-Inge är min gamla mellanstadielärare tog jag en diskussion med honom och han tog efter det bort uttrycket i sin föreläsning. Vi ville ju samma sak och om man planerar professionellt kan man tex lägga in att en patient skall ha så få vårdgivare som möjligt. Sådan är inte planeringen idag och den utgår snarare från personalens personliga vilja om när de ska tjänstgöra än patienternas behov.

Vad är egentligen produktionsstyrning? Och varför är den viktig även inom sjukvård?

Produktionsstyrning används för att se till att rätt kapacitet finns när behovet finns. Detta är viktigt för att inte kaos skall uppstå. Så fort behoven överstiger kapaciteten blir det kaos och det blir mycket svårare för personalen att upprätthålla kvalitet och möjliggöra för patienten att ha inflytande – i kaoset sjunker även patientsäkerheten och det kan uppstå irreparabla vårdskador. Om man förutsäger behovet i en behovsprognos och sedan styr kapaciteten till när behovet finns kommer det oftare stämma överens och köer och kaos kan hållas på en låg nivå. Vilket tidsperspektiv som är intressant beror på verksamhet – för akuten måste kapaciteten styras i perspektivet timme för dagen men för en elektiv öppenvårdsverksamhet är vecka eller månad på året det intressanta tidsperspektivet.

Produktionsstyrning skapar även en struktur för vilka beslut som skall tas på vilken nivå. Detta för att inte dagliga produktionsbeslut som tex vilken vårdplats som Agda ska ligga på måst göras av ledningen för sjukhuset (vilket idag händer på många sjukhus i Sverige) eftersom det tidigare ska ha tagits beslut i ledningen kring hur många vårdplatser som kommer att användas till det akuta flödet och hur de övriga vårdplatserna är fördelade till olika behov och där vissa behov kanske inte just nu kan bli tillgodosett. Om denna balansering mellan behov och kapacitet görs på ett professionellt sätt så att ingen obalans mellan kapacitet och behov har fått ”trilla ner” i organisationen kommer beslut kunna tas på den nivån där det bör tas.

Är produktionsstyrning en ”allt eller inget”-lösning eller kan man välja ut vissa delar och på så sätt få en effektivare sjukvård? Om man välja, vilken del av produktionsstyrningen anser du är viktigast att införa?

Innan alla nivåer i produktionsstyrningen är infört kommer inte den fulla effekten att erhållas. Det är till exempel omöjligt att börja göra en produktionsplan (som görs på taktisk nivå) i en verksamhet innan produktionsstyrningsbeslut på strategisk nivå om vilket vårdutbud som skall finnas på vilken verksamhet, vilken verksamhet som skall täcka vilket behov av jour och konsulttid och fördelningen av de övergripande kapaciteterna vårdplatser, operationssalstid är gjord. Om en verksamhet inte alls är beroende av funktioner utanför sin egen verksamhet kan givetvis en produktionsplan göras isolerat där.

På den operativa nivån görs schema och det görs även idag men det kommer att vara betydligt lättare att göra schema när beslut och balansering har utförts på strategisk och taktisk nivå. Det underlättar också på schemaläggningsnivå att det finns tydliga kompetensmatriser som är resultatet av en bedömning av resursernas kunskap i produktionsstyrningens kapacitetsplanering.

Kunskapen att styra på den dagliga nivån finns redan idag eftersom de flesta beslut tas där. Den dagliga nivån kommer ges möjlighet att utföra sitt arbete på bästa sätt eftersom tidigare beslut på högre nivå har sett till att tillräcklig kapacitet finns för befintligt behov.

Vilken uppfattar du vara den vanligaste missuppfattningen om produktionsstyrning i sjukvården?

Den ekonomiska styrningen som blivit starkare sen nittiotalet har gett ett fokus på tex längden på besöken och längden på en slutenvårdsinläggning. När man nu på det viset skalat bort det mest uppenbara överskottet behöver styrningen komma från verksamheten själv. Produktionsstyrning ger verksamheten den chansen men det är svårt att få dem att förstå det. Jag tror att det är svårt att nå fram för att vårdpersonalen är konservativ och tror att vården kan styras på samma sätt som tidigare. Vårdpersonalen är rädd för att inte få ha kvar initiativet.

Många inom vården har fått uppfattningen att effektivitet är att springa fortare – att hinna fler besök och de ger produktionsstyrning eller allt som kommer från industrin skulden för att de idag springer fortare eller tex har överbeläggningar på vårdplatser. Det finns ingen industri som använder en professionell planering som överbelägger maskinerna i verkstaden – för då vet man att det blir kaos och att leveranssäkerheten sjunker. Så att det ser ut som det gör är snarare bristen på en produktionsstyrning och kanske snarare ett resultat av en ekonomisk styrning av osthyvelmodell.

En stor missuppfattning är att det räcker med att ta fram en behovsplan för att behovet ska bli uppfyllt. En behovsplan måste kapactitetssättas med rätt kapacitet – vem ska uppfylla behovet, hur lång tid kommer det att ta och när behöver det uppfyllas för att behovet ska tillgodoses utan för långa väntetider. Om inte en kapacitetssättning görs blir det ingen produktionsstyrning

Både inom industri och vården tror ledningen att ett förbättringsarbete styrs av att man minskar på resurserna. Då hamnar man lätt i att resursbrist och i ett läge av resursbrist är det svårt att få tid till ett riktigt förbättringsarbete. Produktionsstyrning måste utgå från befintliga tider från dagens arbetssätt och enbart bevisat resultat från en implementerad förbättring får ändra planeringstiderna i styrningen. Däremot kan ett professionellt produktionsstyrningsarbete vara en bra analys på var ett förbättringsarbete bör sättas in för att ge bästa effekt.

Nyfiken på författaren?

Ritva Rosenbäck är civilingenjör och har en internationell certifiering i produktionslogistik (CPIM). Hon har under tjugo år arbetat inom industrin, främst produktionsnära som chef eller projektledare. De senaste fyra åren har hon använt sina erfarenheter för att praktiskt implementera produktionsstyrning inom sjukvården.